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La semana pasada aprendíamos a redactar un email informal para nuestro examen de ‘writing’. Hoy revisaremos cómo escribir un mail formal, que suele ser habitual en nuestro examen de B2.

En los exámenes, no te suelen decir que se trata de un email formal, esperan que lo deduzcas tú. Pero no te preocupes, que es súper fácil de ver. Si te piden que escribas a colegios, revistas, ayuntamientos, etc. hay que hacer un email formal. Dicho de otro modo, siempre que no te pidan escribir a your English-speaking friend, es un email formal.

COMO ESCRIBIR UN E-MAIL FORMAL

Podemos resumir en los siguientes puntos.

  • Saludo y despedida formales
  • Dirigirse usando el apellido o cargo, nunca el nombre de pila.
  • Usar modales y condicionales: would, may, could
  • Usar palabras de origen latino, es decir, las parecidas al español.
  • No hacer contracciones.
  • Utilizar frases largas, como las relative clauses.
  • Evitar los tiempos continuos.

ESTRUCTURA DE UN E-MAIL FORMAL

En realidad, un email formal tiene las mismas 5 partes que un email informal. Sin embargo, en este caso la segunda parte —presentación + introducción— es mucho más importante puesto que la persona que recibe el email no nos conoce y debemos dejar claro quienes somos y qué queremos.

Además, el resto de partes son diferentes en cuanto a su contenido. Vamos a verlas una por una.

  1. Saludo inicial

El saludo inicial con el que abrimos nuestro email formal va a depender de si nos dan el nombre de la persona a quién está dirigido el email o de si no lo sabemos, según nos diga el enunciado del examen.

Si sabemos el nombre.

Dear Mr Jones, Dear Ms Smith, Dear Mr Mayor, Dear Madam Ambassador,

Si no sabemos el nombre o si no usamos el apellido, sino el cargo de la persona a la que escribimos, para hombre sigue siendo Mr pero para mujer se usa Madam. También podemos una fórmula mucho más neutral como To whom it may concern,

  1. Presentación + introducción

Los emails formales que nos piden hacer en los exámenes suelen estar dirigidos a directores de colegios, alcaldesas, revistas… por lo que la persona que recibe el email no nos conoce. Es necesario incluir un párrafo presentándonos.

Podemos añadir nuestro cargo, si es relevante. Una vez nos hemos presentado, en el mismo párrafo debemos exponer el porqué denuestra carta o email. Hay varias cosas que podemos poner, según del tipo de carta de que se trate.

I write to you in reference to… 

I contact you in regards to… 

En inglés formal, es mejor evitar el uso de los tiempos continuos. Por eso es mejor I write que I am writing.

  1. Desarrollo

El desarrollo del email formal debe incluir lo que nos hayan pedido en el enunciado del writing, tanto de forma general como si específicamente nos piden que hablemos de algunos puntos.

Al ser un email formal, podemos darle cohesión a los diferentes párrafos utilizando los conectores formales del inglés que, como siempre, recomendamos usar con moderación.

Además, también podemos empezar los párrafos con diferentes frases que nos ayuden a exponer nuestras ideas.

Es bastante frecuente que nos pidan escribir una carta o email sobre un tema o desde un planteamiento que sea más propio de otro writing formal como el report o el essay. En estos casos, la estructura interna —el desarrollo— debe acercarse más a esos writings, pero siempre teniendo en cuenta que se trata de un email o carta y necesita saludo, despedida…

  1. Despedida

La despedida de un email formal podemos hacerla en una o dos líneas —dependiendo del tipo de email formal del que se trate— con un agradecimiento al destinatario y una despedida por nuestra parte.

  1. Saludo final

El saludo final también va a depender de si sabemos a quién está dirigido el email o no, según lo que hayamos usado en el saludo inicial. Si hemos utilizado el apellido. Estos tres saludos finales van de más a menos formal.

Your faithfully; Yours sincerely; Kind regards,

Si hemos utilizado el cargo.

Respectfully,

Terminamos el email poniendo nuestro nombre y apellidos —no tienen que ser los reales— debajo de este saludo final y ya hemos acabado.

Ya tenemos un email formal perfecto.

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